เทคนิคการจดบันทึกและจัดทำรายงานการประชุม

 

 

**สถานที่จัดอบรมอาจเปลี่ยนแปลงได้ตามความเหมาะสม

 

ในปัจจุบัน การจัดทำและเขียนรายงานการประชุมถือเป็นสิ่งสำคัญยิ่ง ........ เพราะรายงานการประชุมเป็นเอกสารสำคัญที่ช่วยบันทึกว่าที่ประชุมมีมติหรือความเห็นเป็นอย่างไร และ ผู้เข้าร่วมประชุมจะต้องดำเนินการตามมติ หรือ ความเห็นที่ปรากฏในรายงานการประชุมอย่างไร ดังนั้น ผู้ที่มีหน้าที่จัดทำและเขียนรายงานการประชุมต้องมีทักษะด้านการฟัง การวิเคราะห์ การจดบันทึก และ การสรุปประเด็นสำคัญ จนสามารถถ่ายทอดประเด็นสำคัญเหล่านั้นออกมาเป็นรายงานการประชุมได้

หลักสูตรนี้ จึงพัฒนาขึ้นเพื่อให้ผู้เข้ารับการอบรมได้เรียนรู้เทคนิคการจัดทำและเขียนรายงานการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ เข้าใจถึงการเขียนรายงานการประชุมโดยใช้รูปแบบที่ถูกต้อง และ การใช้ภาษาอย่างเหมาะสม โดยผู้เข้าอบรมจะได้ร่วมทำกิจกรรมต่างๆ ที่ประยุกต์ขึ้นโดยวิทยากรผู้มากประสบการณ์ด้านการจัดทำและเขียนรายงานการประชุม และ เมื่อจบการอบรม ผู้เข้าอบรมจะสามารถนำความรู้และทักษะที่ได้ไปประยุกต์ใช้ได้จริง

วัตถุประสงค์
1.เพื่อให้ผู้เข้าอบรมได้เรียนรู้และเข้าใจถึงวิธีการจัดทำรายงานการประชุม และ เล็งเห็นถึงความสำคัญของการจัดทำรายงานการประชุม

2.เพื่อให้ผู้เข้ารับการอบรมได้รับเทคนิค วิธีการเขียนรายงานการประชุมอย่างถูกต้อง

3.เพื่อให้ผู้เข้าอบรมสามารถเขียนรายงานการประชุมได้โดยกระชับ และ เข้าใจง่ายในระยะเวลาอันสั้น

4.เพื่อให้ผู้เข้ารับการอบรมสามารถนำความรู้ที่ได้รับจากการอบรมไปประยุกต์ใช้ในการปฏิบัติงานให้เกิดประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

หัวข้อการฝึกอบรม/สัมมนา
Module 1: เรียนรู้และเข้าใจเรื่องการประชุม...เพื่อจัดทำและเขียนรายงานการประชุมให้สัมฤทธิ์ผล

1.ความรู้ทั่วไปเรื่องการประชุม

2.ระดับของการประชุม

• ประชุมระดับองค์กร หรือ ระดับผู้บริหาร

• ประชุมระดับฝ่าย/แผนก

• ประชุมระดับปฏิบัติการ

3.องค์ประกอบของการประชุมที่ผู้จัดทำรายงานประชุมจำเป็นต้องรู้ !!!

• เรื่องในการประชุม

- วาระการประชุม (Agenda)

- หัวข้อวาระการประชุม

- สถานที่จัดประชุม

- วันที่จัดประชุม

- ระยะเวลาในการจัดประชุม

• ผู้เข้าร่วมประชุม

- ประธาน

- เลขานุการ

- ผู้เข้าร่วมประชุม

- ผู้จดบันทึกการประชุม

- ผู้สังเกตการณ์

- อื่น ๆ

• อื่น ๆ เช่น รูปแบบห้อง เอกสารประกอบอื่นๆ สื่อที่ใช้ในการประชุม

4.กิจกรรม Workshop เข้าใจเรื่องการประชุม เพื่อจัดทำและเขียนรายงานการประชุมให้สัมฤทธิ์ผล

Module 2: กลเม็ดเคล็ดลับการจัดทำและเขียนรายงานการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ

5.ความสำคัญของการจัดทำรายงานการประชุม

6.การเตรียมตัวและวางแผนการเขียนรายงานการประชุม

• ก่อนเขียน – เตรียมตัวและวางแผน

• ขณะเขียน - เขียนอย่างตั้งใจ ลงรายละเอียด และ ทบทวน

• หลังเขียน - พัฒนาการเขียนให้ดีขึ้น

7.กิจกรรม Workshop: วางแผนการจัดทำรายงานการประชุมอย่างเหมาะสม

8.รูปแบบการจดบันทึกเพื่อเขียนรายงานการประชุม

• การจดแบบละเอียดทุกคำพูดของผู้เข้าประชุม

• การจดแบบย่อเรื่องเฉพาะประเด็นสำคัญหรือใจความสำคัญ

• การจดแบบสรุปในที่ประชุม

9.ลักษณะของการเขียนรายงานการประชุมที่ดี

• เนื้อหาถูกต้อง สมบูรณ์ ชัดเจน เข้าใจง่าย

• ข้อมูลครบไม่ตกประเด็นที่สำคัญ

• ภาษาเข้าใจง่ายไม่วกวน ตรงประเด็น

10.สุดยอด 4 ทักษะจำเป็น !!! ที่ผู้เขียนรายงานการประชุมต้องมี

• การฟัง

• การคิดวิเคราะห์

• การเขียน / จดบันทึก

• การสรุปความ

11.กิจกรรม Workshop : ฝึกปฏิบัติทักษะจำเป็น เพื่อการเขียนรายงานการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ

12.เทคนิคการเขียนรายงานการประชุมให้ได้ผลอย่างสร้างสรรค์

• การทำความเข้าใจเกี่ยวกับเนื้อหาที่ทำการประชุม

• การค้นหาและจับประเด็นสำคัญ

• การเรียบเรียงเนื้อหาการประชุม

• การใช้ภาษาที่ถูกต้อง และ เหมาะสม

13.กิจกรรม Workshop : ฝึกปฏิบัติ “การเขียนรายงานการประชุม”

14.สรุปและทบทวนการเขียนรายงานการประชุมก่อนนำเสนอ

15.ประเด็นและปัญหาในการเขียนรายงานการประชุม

• แนวทางการแก้ไขปัญหาอย่างถูกวิธี

16.สรุป คำถาม – คำตอบ (Q & A )